档案管理

（一）查新档案管理的基本内容

查新档案大体上分为文书档案和项目档案两大类。

（1）文书档案包括查新机构的各种有关查新的办法、规定、规范、细则等，查新机构制定的各种有关查新的规章制度，查新机构的相关材料和查新工作总结，查新项目登记簿，查新咨询专家数据库和有关业绩材料，以及查新人员在工作中所获成果、发表的著作和论文等有关资料；

（2）项目档案包括查新合同、查新报告、查新项目的主要科学技术资料、查新咨询专家的书面咨询意见、查新人员的工作记录等。

（二）文本型查新档案管理的基本要求

（1）查新档案属机密性档案，须有固定场所和专用保密文件柜，并由专人负责管理；

（2）每一个查新项目的相关材料应当由该项目的查新员负责收集、整理、归档。查新完成之后，所有关于该项目的材料应当及时移交档案保管人员，档案保管人员应当建立档案登记簿，按照要求逐一清点验收、登记，并需经双方签字；

（3）查新档案应当立卷保管，文书档案按年度归档，项目档案按项目立卷，专柜存放并录入电子文档存档；

（4）近五年的查新咨询档案一律不外借。如课题组成员需查阅时，须提供有效证件，经查新工作站负责人批准，办理查阅手续，并有查新咨询档案管理人员在场，不得查看与本课题无关的内容。查阅人员必须在指定地点查阅，不准在档案材料上圈点或写字，不得拆卷阅览；

（5）查新人员按档案管理部门要求，及时将查新项目的资料、查新合同、查新报告及其附件、查新咨询专家意见、查新员和审核员的工作记录等存档和计算机进行档案管理，及时将查新报告登陆到查新工作数据库；

（6）档案管理人员和其他有关人员必须本着高度负责的精神，严格遵守本档案保管制度，如出现档案遗失、泄密、损毁将追究当事人的责任并严肃处理。

（三）电子型查新档案管理的基本要求

（1）查新电子档案属机密性档案，须有专用计算机，并由专人负责管理。

（2）每一个查新项目的相关材料应当由该项目的查新员负责收集、整理、归档。查新完成之后，所有关于该项目的电子材料应当及时移交档案保管人员，档案保管人员应当建立电子档案登记簿，按照要求逐一清点验收、登记，并需经双方签字。

（3）查新电子档案按年度归档，每年设置一个文件夹，文件夹以年度命名。

（4）每一个查新项目应包含查新合同、查新报告，查新项目文件夹的命名为该查新的项目编号+项目负责人姓名。

（5）查新报告的命名规则为：查新项目编号+项目负责人姓名。

（6）近五年的查新电子档案一律不提供外阅。如课题组成员需查阅时，须提供有效证件，经查新工作站负责人批准，办理查阅手续，并有查新咨询档案管理人员在场，不得查看与本课题无关的内容。查阅人员必须在指定电脑上查阅，不准在档案材料上做任何修改，不准复制拷贝。

（7）档案管理人员和其他有关人员必须本着高度负责的精神，严格遵守本档案保管制度，如出现电子档案丢失、泄密、外传，将追究当事人的责任并严肃处理。